Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die VG Haselgrund ist nur unter der Maßgabe nachfolgender Regelungen zulässig (Rahmenbedingungen). Diese Regelungen gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der VG Haselgrund und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.

  1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der VG Haselgrund unter www.vg-haselgrund.de publizierten E-Mail-Adressen. Falls Ihnen die E-Mail-Adresse der/des zuständigen Mitarbeiterin/Mitarbeiters nicht bekannt ist, können Sie unsere zentrale E-Mail-Adresse info@vg-haselgrund.de verwenden. Bitte senden Sie an diese nur E-Mails des einfachen „Tagesgeschäfts“, die weder schutzwürdige Daten (siehe Nr. 5) beinhalten noch einen rechtserheblichen Charakter haben und keine Rechtsfolgen nach sich ziehen (sollen).
  2. Die VG Haselgrund nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
  • Adobe Acrobat bis Version 11.0 (*.pdf)
  • Rich Text Format (*.rtf)
  • Microsoft Word  (*.doc, *.docx)
  • Microsoft Excel  (*.xls, *.xlsx)
  • Microsoft Power-Point (*.ppt)
  • nur Text-Formate (*.txt)
 Weitere Formate sind nur in Absprache mit der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sogenannte Makros) verwendet werden.
  1. Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
  2. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die VG Haselgrund nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
  3. Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird Ihr Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen. Bitte beachten Sie, dass die Übersendung per E-Mail grundsätzlich als unsicher eingestuft wird. Schutzwürdige Daten sollten Sie deshalb auf dem normalen Postweg versenden.
  1. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die VG Haselgrund davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  2. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeitnicht möglich.
  3. Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf Weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen, wie z.B. Widersprüchen und Einsprüchen.
  1. Aus technischen und organisatorischen Gründen kann die VG Haselgrundzurzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersandt werden. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen die papiergebundene Kommunikation zu nutzen.
  2. Die VG Haselgrund kann aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln. Falls vertrauliche Informationen gesendet werden sollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.
  3. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitet werden kann, erfolgt eine Information durch den Empfänger. Dieser Fall kann z.B. allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich vorher mit der/dem zuständigen Mitarbeiterin/Mitarbeiter in Verbindung. Diese/r hilft Ihnen gerne weiter.

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